Branche
Prüf- und IT-Dienstleister
Mehrere Kunden mit ihren Standorten, Objekten und Prüfpflichten in einer Plattform verwalten – mit Organisationen als zentralem Kundenverzeichnis statt verteilter Excel-Listen.
Bis 50 Objekte dauerhaft kostenlos · keine Kreditkarte nötig
Jeden Kunden als eigene Organisation führen
Kunden mit eigener Rolle, Kontaktdaten und Hierarchie anlegen – als zentrales Verzeichnis statt verteilter Excel-Listen.
OrganisationenStandorte und Objekte je Kunde zuordnen
Standorte und Objekte eines Kunden mit der jeweiligen Organisation verknüpfen, mit klarer Rolle wie Kunde, Eigentümer oder Betreiber.
Standorte & GrundrisseAnsprechpersonen beim Kunden im Blick
Kontaktpersonen je Kunde mit Funktion, Abteilung und Kennzeichnung der Hauptansprechperson erfassen.
Personen & QualifikationenPrüftermine je Kunde nachvollziehbar
Prüf- und Wartungstermine für die Objekte jedes Kunden mit vollständiger Historie und Nachweis dokumentieren.
Prüfpflichten & WartungWartungs- und Supportverträge je Kunde
Verträge mit Kunden inklusive Laufzeit und Kündigungsfrist zentral erfassen und der jeweiligen Organisation zuordnen.
VerträgeBestehende Kundenlisten importieren
Kunden-, Standort- und Objektlisten per KI-Import übernehmen, statt sie manuell neu zu erfassen.
Inventar & ObjekteWarum eine zentrale Kundenverwaltung für Dienstleister wichtig ist
Prüfdienstleister, die im Auftrag mehrerer Kunden Anlagen, Fahrzeuge oder Gebäudetechnik prüfen, und IT-Dienstleister, die die Infrastruktur mehrerer Kunden betreuen, stehen vor derselben Herausforderung: Für jeden Kunden gibt es eigene Standorte, eigene Objekte und eigene Prüf- oder Wartungstermine – verteilt über oft ebenso viele Excel-Listen wie Kunden.
Mit Organisationen lässt sich jeder Kunde als eigene Organisation in Kernas führen, mit eigener Rolle – etwa Kunde oder Auftraggeber –, eigenen Standorten und eigenen Objekten, aber auf einer gemeinsamen Plattform statt in getrennten Systemen oder separaten Excel-Dateien pro Kunde. Das gilt gleichermassen für einen Prüfdienstleister, der die wiederkehrenden Prüfungen der Anlagen mehrerer Kunden verantwortet, wie für einen IT-Dienstleister, der die Infrastruktur mehrerer Kunden betreut.
Typische Herausforderungen für Prüf- und IT-Dienstleister
Wer für zehn, zwanzig oder mehr Kunden gleichzeitig Prüftermine, Wartungsverträge und Ansprechpersonen im Blick behalten muss, verliert ohne zentrale Struktur schnell den Überblick: Welcher Standort gehört zu welchem Kunden? Wer ist die aktuelle Ansprechperson? Wann läuft der Wartungsvertrag mit Kunde X aus? Häufig führt jeder Aussendienstmitarbeitende oder Kundenbetreuer zusätzlich noch eine eigene Liste, was Doppelerfassungen und widersprüchliche Stände begünstigt.
Ein Wechsel im eigenen Team – etwa wenn ein Prüftechniker oder Kundenbetreuer das Unternehmen verlässt – darf zudem kein Wissen über laufende Kundenbeziehungen, offene Prüftermine oder Vertragsdetails kosten, weil dieses Wissen nur in dessen eigenen Tabellen oder im Kopf existierte.
Wie Organisationen Kunden und ihre Objekte abbilden
Jeder Kunde wird als eigene Organisation angelegt, mit Rolle, Kontaktdaten und optional einer Hierarchie – etwa eine Kundenzentrale mit mehreren Standorten. Die Standorte und Objekte eines Kunden werden mit der jeweiligen Organisation verknüpft, mit einer klaren Rolle wie Kunde, Eigentümer oder Betreiber.
Ansprechpersonen beim Kunden lassen sich über die Personenverwaltung der jeweiligen Organisation zuordnen, mit Funktion, Abteilung und einer Kennzeichnung der Hauptansprechperson – sodass beim Anruf eines Kunden sofort klar ist, wer dort zuständig ist.
Prüfungen, Verträge und Nachweise je Kunde organisieren
Prüf- und Wartungstermine für die Objekte eines Kunden laufen über die Prüf- und Wartungsverwaltung, mit vollständiger Historie und hinterlegtem Nachweis je durchgeführter Prüfung – wichtig, wenn ein Kunde einen lückenlosen Prüfnachweis verlangt oder ein Audit ansteht.
Der Vertrag mit einem Kunden – etwa ein Wartungs- oder Supportvertrag – lässt sich über die Vertragsverwaltung der jeweiligen Organisation zuordnen, inklusive Laufzeit, Kündigungsfrist und Rolle wie Kunde oder Auftraggeber.
Mehrere Kunden, Standorte und Zuständigkeiten verbinden
Da jeder Kunde eine eigene Organisation ist, bleibt auch bei zwanzig oder mehr Kunden klar erkennbar, welcher Standort, welches Objekt und welcher Vertrag zu welchem Kunden gehört – ohne die Daten verschiedener Kunden in einer einzigen, unübersichtlichen Liste zu vermischen. Auch eine Hierarchie innerhalb eines Kunden lässt sich abbilden, etwa eine Kundenzentrale mit mehreren Filialen oder Niederlassungen als eigene, verschachtelte Organisationen.
Ein wichtiger Hinweis vorab: Dass einzelne Mitarbeitende nur die ihnen zugewiesenen Kunden sehen, ist aktuell für die Organisationsübersicht selbst umgesetzt, noch nicht durchgängig für alle anderen Module wie Objekte oder Verträge. Bei sensiblen Kundenabgrenzungen empfiehlt sich vorab ein Gespräch mit unserem Support.
Von kundenspezifischen Excel-Listen zur zentralen Plattform
Wenn für jeden Kunden eine eigene Excel-Datei mit Standorten, Objekten und Prüfterminen existiert, wird die Arbeit mit wachsender Kundenzahl immer unübersichtlicher – und beim Ausscheiden eines Mitarbeitenden geht oft Wissen verloren, das nur in dessen eigenen Tabellen existierte.
Bestehende Kunden- und Objektlisten lassen sich per KI-Import übernehmen, sodass sich auch ein grosser Kundenstamm ohne aufwendige manuelle Neuerfassung in Kernas abbilden lässt – jeder Kunde als eigene Organisation, mit seinen Standorten, Objekten, Verträgen und Prüfterminen an einem Ort. Neue Kunden lassen sich danach in wenigen Minuten als weitere Organisation ergänzen, statt eine neue Tabelle anzulegen.
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Kostenlos startenHäufige Fragen von Prüf- und IT-Dienstleistern
Was ist eine Organisation in Kernas?
Eine Organisation bildet einen Kunden, Lieferanten oder anderen Geschäftspartner ab – mit einer oder mehreren Rollen, Kontaktdaten und optionaler Hierarchie, unabhängig von der eigentlichen Mandantenstruktur.
Können mehrere Kunden gleichzeitig verwaltet werden?
Ja. Jeder Kunde wird als eigene Organisation geführt, mit eigenen Standorten, Objekten, Verträgen und Prüfterminen, getrennt von anderen Kunden.
Sehen Mitarbeitende nur die ihnen zugewiesenen Kunden?
Eine Einschränkung nach zugewiesenen Organisationen ist für die Organisationsübersicht selbst vorhanden, aktuell aber noch nicht durchgängig für alle anderen Module umgesetzt. Bei sensiblen Anforderungen sprechen Sie uns vorab an.
Können Ansprechpersonen je Kunde erfasst werden?
Ja. Personen lassen sich einer Organisation mit Funktion, Abteilung und Gültigkeitszeitraum zuordnen, inklusive Kennzeichnung der Hauptansprechperson.
Können Verträge einem Kunden zugeordnet werden?
Ja. Verträge lassen sich einer oder mehreren Organisationen mit eigener Rolle zuordnen, zum Beispiel Kunde, Auftraggeber oder Versicherer.
Ist Kernas für Prüf- oder IT-Dienstleister mit vielen Kunden geeignet?
Ja. Organisationen sind speziell dafür gedacht, dass ein Dienstleister mehrere Kunden mit ihren jeweiligen Standorten, Objekten und Prüfpflichten strukturiert in einer Plattform verwalten kann.
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